Heb je een overschot aan bijscholingsuren? Via de functionaliteit ‘Uren overdragen’ kunnen deze snel en eenvoudig worden overdragen naar een volgend kalenderjaar.
Of en hoeveel uren je mag overdragen naar een volgend kalenderjaar is land specifiek en afhankelijk van de wettelijke bijscholingseisen die voor jou gelden. Zo kunnen er beperkingen worden gesteld aan het (maximum) aantal uren dat mag worden overgedragen of kan om een motivatie voor de overdracht worden gevraagd. Of wellicht mogen er helemaal geen uren overgedragen worden. Als dat het geval is, wordt de functionaliteit ook niet aangeboden in Up-to-date.
Er zijn twee manieren van uren overdragen:
• Automatisch
• Handmatig
Automatisch uren overdragen
Iedereen met de rol Manager Advisors Up-to-date heeft de mogelijkheid om het automatisch overdragen van uren in te stellen. Hiervoor ga je naar het onderdeel Instellingen binnen de Compliance Monitor.
Daar kan per kennismodule ingesteld worden hoeveel uren er automatisch overgedragen kunnen worden. Het aantal uren dat maximaal overgedragen kan worden, is afgestemd op de wettelijke bijscholingseisen. Je kunt dus nooit meer uren overdragen dan toegestaan is.
Het aantal uren dat per kennismodules ingesteld wordt, is van toepassing op alle medewerkers bij wie de betreffende kennismodules geactiveerd zijn. Het is niet mogelijk om dit individueel of per team in te regelen.
Is er bij medewerkers geen overschot aan bijscholingsuren of zijn er minder uren beschikbaar dan is ingesteld, dan wordt enkel dat aantal uren overgedragen, dat overgedragen mag worden Zodat de medewerker altijd blijft voldoen aan de wettelijke bijscholingsuren en -vereisten.
Voorbeeld
Stel een medewerker dient minimaal 30 uur per jaar te behalen om te voldoen aan de wettelijke bijscholingseisen. De medewerker heeft er 35 behaald en de manager heeft ingesteld dat er maximaal 10 uren overgedragen mogen worden. Dan worden er in dit voorbeeld maximaal 5 uren overgedragen naar het volgende jaar.
De medewerker blijft dus met 30 uren voldoen aan de wettelijke eisen en start het nieuwe jaar met 5 bijscholingsuren.
Moment van overdracht
De automatische overdracht is zo ingesteld, dat de overdracht op 1 januari van elk jaar plaatsvindt. Na het genereren van het jaarlijkse certificaat. Want het aantal uren is ondanks de overdracht, wél behaald in het voorgaande jaar. Hiermee komt het certificaat en de resultaten in de Kennis Monitor en het Compliance Dashboard.
Na de overdracht zijn de uren ook direct zichtbaar in de kolom Overgedragen in de Kennis Monitor en het Compliance Dashboard van het nieuwe jaar. En uiteraard op het attest wanneer je dit voor het nieuwe jaar genereert.
Handig! Want hierdoor zie je in één oogopslag hoeveel bijscholingsuren er al zijn behaald! Inclusief de overgedragen uren!
Heeft overdracht plaatsgevonden, dan kan het aantal overgedragen niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd. Uiteraard kan voor een volgend kalenderjaar het aantal over te dragen uren opnieuw worden ingesteld en/of aangepast.
Lees voor de persoonlijke voortgang van je medewerkers verder in het artikel Compliance Monitor.
Handmatige overdracht
Zoals je wellicht weet, kun je met de functie Elders behaald de resultaten van elders gevolgde opleidingen toevoegen. Deze functie kan natuurlijk ook ingezet worden voor het handmatig overdragen van uren.
Een uitkomst voor situaties waarbij je uren incidenteel wil overdragen en niet automatisch.