Vous avez un surplus d'heures de formation continue ? Grâce à la fonctionnalité "Transférer les heures", celles-ci peuvent être rapidement et facilement transférées à l'année suivante.
La question de savoir si et combien d'heures vous pouvez reporter sur une année civile ultérieure est spécifique à chaque pays et dépend des exigences légales en matière de formation continue qui s'appliquent à vous. Par exemple, il peut y avoir des restrictions sur le nombre (maximum) d'heures qui peuvent être transférées ou une motivation pour le transfert peut être demandée. Il se peut également qu'aucune heure ne puisse être transférée. Dans ce cas, la fonctionnalité ne sera pas non plus proposée dans Up-to-date.
Il existe deux façons de transférer des heures :
- Automatiquement
- Manuellement
Transfert automatique d'heures
Toute personne ayant le rôle de gestionnaire d' Advisors Up-to-date a la possibilité de configurer le transfert automatique des heures. Pour ce faire, allez dans la section Paramètres du Compliance Monitor.
Vous pouvez y définir le nombre d'heures pouvant être transférées automatiquement pour chaque module de connaissances. Le nombre maximum d'heures pouvant être transférées est adapté aux exigences légales en matière de formation continue. Vous ne pouvez donc jamais transférer plus d'heures que ce qui est autorisé.
Le nombre d'heures fixé pour chaque module de connaissance s'applique à tous les employés pour lesquels les modules de connaissance concernés ont été activés. Il n'est pas possible de le fixer individuellement ou par équipe.
Si les salariés ne disposent pas d'un excédent d'heures de formation en cours de service ou s'ils disposent d'un nombre d'heures inférieur à celui fixé, seul le nombre d'heures pouvant être transférées est transféré.
Exemple
Supposons qu'un employé doive effectuer un minimum de 30 heures par an pour satisfaire aux exigences légales en matière de formation continue. Le salarié a atteint 35 heures et le responsable a fixé un maximum de 10 heures à reporter. Dans cet exemple, un maximum de 5 heures sera reporté à l'année suivante.
Le salarié continue donc à satisfaire aux exigences légales avec 30 heures et commence la nouvelle année avec 5 heures de formation continue.
Moment du transfert
Le transfert automatique est programmé pour le 1er janvier de chaque année. Après avoir généré l'attestation annuelle. Car, malgré le transfert, le nombre d'heures a été atteint l'année précédente. Le certificat et les résultats sont alors placés dans le Knowledge Monitor et le Compliance Dashboard.
Après le transfert, les heures sont également immédiatement visibles dans la colonne Transféré du tableau de bord du Knowledge Monitor et de la Compliance de la nouvelle année. Et bien sûr sur le certificat lorsque vous le générez pour la nouvelle année.
Pratique ! Car cela vous permet de voir en un coup d'œil combien d'heures de formation en cours de service ont déjà été accomplies ! Y compris les heures transférées !
En cas de transfert, le nombre d'heures transférées ne peut pas être modifié a posteriori. Bien entendu, pour une année civile ultérieure, le nombre d'heures transférables peut être réinitialisé et/ou ajusté à nouveau.
Pour les progrès personnels de vos employés, lisez l'article du Compliance Monitor.
Transfert manuel
Comme vous le savez peut-être, la fonction Ailleurs réalisé vous permet d'ajouter les résultats des cours suivis ailleurs. Bien entendu, cette fonction peut également être utilisée pour transférer manuellement des heures.
Une aubaine pour les situations où vous souhaitez transférer des heures de manière incidente et non automatique.